Наиболее часто используемая система бухгалтерского учета — это так называемая система двойной записи в бухгалтерии. Информация, то есть каждая хозяйственная операция, должна регистрироваться как минимум на двух счетах - на дебетовой стороне одного счета и на кредитовой стороне другого. Таким образом, запись должна производиться на двух счетах: на дебетовой стороне одного счета записывается, куда деньги были потрачены, а на кредитовой стороне другого счета записывается источник денег. Информация об использовании денег и источнике денег должна уточняться при записи каждой транзакции.
| ВСЕ СЧЕТА | |
| ДЕБЕТ (Использование денег) | КРЕДИТ (Источники денег) |
Использование денежных средств всегда записывается на дебетовой стороне счета, а источники денег (средств) записываются на кредитовой стороне другого счета.
ПРИМЕР. Предположим, что в январе компания совершила следующие операции:
- 04.01. Владелец вложил 20 000 евро в уставный капитал компании
- 10.01. Компания закупила оборудование за наличные - 6 000 евро
- 10.01. Компания закупила сырье за наличные - 8 000 евро
- 30.01. Компания продала товар за наличный расчет - 11 000 евро
В этом примере каждая транзакция регистрируется на двух счетах: использование денег на дебетовой стороне и источник денег на кредитовой стороне. Отчетный период - один месяц. Таким образом, в нашем примере финансовый год составляет всего один месяц, и в последний день финансового года 31.1. счета должны быть закрыты.
| ДАТА | СЧЕТ КАССЫ | ДЕБЕТ (ИСПОЛЬЗОВАНИЕ) | КРЕДИТ (ИСТОЧНИК) |
|---|---|---|---|
| 04.01 | Деньги от собственника | 20 000 | |
| 10.01 | Закупка оборудования | 6 000 | |
| 10.01 | Закупка сырья | 8 000 | |
| 30.01 | Проданные товары | 11 000 | |
| 31.01 | Конечное сальдо | 17 000 | |
| ИТОГО | 31 000 | 31 000 |
В течение отчетного периода произошло увеличение денежных средств на 31 000 евро, которое было зарегистрировано на дебетовой стороне счета Кассы, и уменьшение денежных средств на 14 000 евро, которое было зарегистрировано на кредитовой стороне счета.
Важно знать, сколько денег осталось на последний день отчетного периода (31.01). Оставшаяся сумма денег рассчитывается путем вычитания суммы, указанной на стороне кредита, из суммы, указанной на стороне дебета. Разница между сторонами нашего Кассового счета в 17 000 евро указывает на количество денег в кассовом аппарате. (31 000 - 14 000 евро = 17 000 евро)
Таким образом рассчитанная разница между двумя сторонами счета называется остатком по счету или сальдо.
Сальдо счета — это разница между дебетом и кредитом счета плюс его начальный баланс.
Остаток на счете можно определить путем вычитания меньшей суммы (дебетовой или кредитовой) из большей суммы. Таким образом, на счетах могут быть либо дебетовые (Дебетовое сальдо), либо кредитовые остатки (Кредитовое сальдо), в зависимости от того, что больше. Дебетовое сальдо: дебет больше кредита; Кредитовое сальдо: кредит больше дебета.
Давайте проверим наш пример:
- остаток на денежном счете (счете Кассы) 17 000 евро; дебет больше, чем кредит, поэтому у этого счета дебетовое сальдо (баланс)
- остаток на счете Собственного Капитала составляет 20 000 евро, кредитовая сторона больше дебетовой, значит, баланс счета кредитовый (кредитовое сальдо)
- остаток на счету Расходов на Оборудование составляет 6 000 евро и имеет дебетовое сальдо
- остаток на счете Сырья и Материалов составляет 8 000 евро, сальдо дебетовое
- остаток на счете Доходов от Продаж составляет 11 000 евро, он имеет кредитовый остаток
| ДАТА | СЧЕТ УСТАВНОГО КАПИТАЛА | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 04.01 | Деньги от собственника | 20 000 | |
| 31.01 | Конечное сальдо | 20 000 | |
| ИТОГО | 20 000 | 20 000 |
| ДАТА | СЧЕТ РАСХОДОВ НА ОБОРУДОВАНИЕ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 10.01 | Закупленное оборудование | 6 000 | |
| 31.01 | Конечное сальдо | 6 000 | |
| ИТОГО | 6 000 | 6 000 |
| ДАТА | СЧЕТ СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 10.01 | Закупленное сырье и материалы | 8 000 | |
| 31.01 | Конечное сальдо | 8 000 | |
| ИТОГО | 8 000 | 8 000 |
| ДАТА | СЧЕТ ДОХОДОВ ОТ ПРОДАЖ | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
|---|---|---|---|
| 30.01 | Проданные товары | 11 000 | |
| 31.01 | Конечное сальдо | 11 000 | |
| ИТОГО | 11 000 | 11 000 |
Когда остаток счета (сальдо) рассчитан, он должен быть добавлен к той стороне счета (дебетовой или кредитовой), которая меньше по сумме. Таким образом счет будет сбалансирован, а этот остаточный баланс называется конечным балансом (или конечным сальдо).
Затем счета закрываются путем подсчета итогов. В результате на обеих сторонах счета одинаковая сумма.