Десять (10) важных шагов в бюджетировании

Обдумывая цели, возьмите цели SMART в качестве руководящего принципа, который означает, что цели должны быть конкретными (S - specific), измеримыми (M - measurable), достижимыми (A - achievable), соответствующими (R- relevant) и основанными на времени (T - time-based).

• Конкретные цели означают ясность и четкость, детальность, целенаправленность и простоту.
• Измеримые цели означают, что у Вас должны быть какие-то критерии или метрики для измерения прогресса в достижении цели. Вы можете использовать ключевые показатели эффективности, KPI метрики.
• Достижимые цели. Когда мы говорим о такого рода целях, это означает, что очень важно установить достижимые и реалистичные цели, которые могут быть наверняка достигнуты, поэтому не стоит недооценивать или переоценивать потенциал компании.
• Соответствующие цели означают, что они должны соответствовать миссии, видению и стратегии компании.
• Цели, основанные на времени, означают реалистичные сроки. Цели должны иметь четко определенные сроки, с начальной датой и крайним сроком.

Прежде всего, соберите всю текущую финансовую отчетность компании, а также внимательно изучите самые последние бюджеты, чтобы получить исторические данные о продажах и затратах. Финансовые отчеты и бюджеты прошлых лет являются полезными источниками информации, необходимой для составления бюджета.

Вам потребуется информация о фактических и прогнозируемых данных о продажах, запланированном объеме производства, будущем спросе на сырье, планируемом количестве персонала и т. д. Чем больше данных Вы сможете получить для подготовки бюджета, тем лучше.

Перечислите Ваши ожидания и способы решения вопросов. Ваши ожидания реалистичны? Определите разницу между желаниями и реальными потребностями Вашего бизнеса. Постарайтесь сосредоточиться на тех вещах, которые действительно необходимы для развития бизнеса.

Согласование означает сравнение различных наборов данных, выявление и исследование различий, а также принятие корректирующих действий при необходимости.

После того, как все цели установлены и данные собраны, не забудьте проверить и согласовать их. Некоторые цели независимы и не влияют друг на друга, но иногда цели могут напрямую конфликтовать друг с другом в организации. Это может привести к неэффективности организации бюджетного процесса. Вот почему так важно согласовать и устранить конфликтные ситуации до подготовки бюджета.

Что касается сверки данных, этот процесс помогает избежать случайных ошибок. Все возможные несоответствия в данных должны быть обнаружены и исправлены. Чтобы бюджет был успешным, цели и данные должны быть согласованы.

Существует большое разнообразие настольных и облачных программных обеспечений и приложений для планирования и составления бюджета, шаблонов бюджета и других инструментов планирования, которые могут помочь Вам подготовить и отследить свой бизнес-бюджет. Microsoft Excel по-прежнему очень часто используется для организации процессов планирования. Некоторые компании используют специализированные программы планирования в сочетании с Excel для составления бюджета и планирования расчетов. Вы можете выбрать любой метод, который хотите и который лучше всего подходит для Вашего бизнеса.

После того как Вы определили свои финансовые цели и собрали все данные, следующим шагом будет создание бюджета для обеспечения достижения этих целей. Хороший бюджет - один из ключей к росту, прибыльности и успеху для любого бизнеса.

Итак, создание бюджета в несколько шагов:

1. Определите временной период Вашего бюджета. Не забудьте указать финансовый год, который покрывает бюджет, и указать, является ли этот бюджет первым или Вы обновляете предыдущий.

2. Начните с расчета Вашего будущего месячного дохода, опишите источники дохода. Это поможет Вам определить общий доход и понять, сколько денег Вы сможете потратить на расходы. Доход от бизнеса может состоять из следующего: продажи (попытайтесь оценить ежемесячные продажи), инвестиции, аренда, реклама и т. д.

3. Перечислите свои ежемесячные деловые расходы. Вы должны исследовать все расходы, чтобы не быть застигнутыми врасплох неожиданными затратами. Разграничьте расходы, которые происходят каждый месяц, раз в два месяца или ежеквартально. Это разделение известно как постоянные и переменные расходы.

4. Оцените свои ежемесячные постоянные и переменные расходы.

   Постоянные затраты (англ. fixed costs, фин. kiinteät kustannukset) — это затраты, которые не изменяются при изменении количества выпускаемой продукции. Это могут быть: аренда офиса, рабочие телефоны, налоги, коммунальные услуги, страховки, профессиональные сборы (например, оплата за ведение бухгалтерского учета) и т. д.. Переменные затраты (англ. variable costs, фин. muuttuvat kustannukset) изменяются в зависимости от изменений в деловой активности. Это могут быть: сырье, производственные затраты, транспортные расходы и т. д.

5. Рассчитайте валовую прибыль. Валовая маржа прибыли является показателем прибыльности компании, она показывает финансовое состояние бизнеса. Чтобы рассчитать валовую прибыль, просто вычтите стоимость проданных товаров (COGS) из общего доход

   Валовая прибыль = общий доход - стоимость проданных товаров

   (Помните, что стоимость проданных товаров (COGS) относится к прямым затратам на их производство. Валовая прибыль, как правило, не включает постоянные затраты, и, хотя прямые затраты обычно являются переменными, они также могут включать в себя и постоянные)

   Валовая маржа прибыли = Валовая прибыль / Общий доход

6. Создайте 12-месячный прогноз движения денежных средств и отчет о прибылях и убытках.

   Объедините Ваши общие затраты (фиксированные, т.е. постоянные и переменные) с общим доходом от всех продаж за каждый месяц, чтобы узнать, сколько денег должно поступить в Ваш бизнес в течение года и как они будут генерироваться. Это поможет устранить практически все непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть в течение 12-месячного периода, и создать бизнес-бюджет, который будет основан на ожидаемых прогнозах. Отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках позволяют контролировать расходы.

7. Планируйте делать регулярные пересмотры бюджета.

   Пересматривайте и вносите необходимые корректировки в бюджет как можно чаще, чтобы отслеживать прогресс в бизнесе и определять, что пошло не так и какие ошибки были допущены.

Теперь, когда Вы определили цели, определили будущий размер дохода и источники дохода, коммерческие расходы, а также рассчитали валовую прибыль, пришло время претворить Ваш план в жизнь! Начните работать в соответствии с утвержденным планом.

Не забывайте следить за ходом исполнения бюджета, сравнивая планы с тем, что фактически было сделано в ходе его реализации. Не паникуйте по поводу незначительных расхождений в бюджете. Это вполне нормальная ситуация, если у Вас будут некоторые расхождения или отклонения от ожидаемых результатов.

Небольшие различия между фактическими и прогнозируемыми показателями бюджета нормальны, ожидаемы и являются лишь частью ведения бизнеса. Тем не менее, важно понимать эти различия, откуда они берутся и что они значат для результатов Вашего бизнеса. Как только Вы определили проблему, необходимо предпринять соответствующие действия для ее устранения и смягчения ее последствий.

Бюджет должен пересматриваться и обновляться при необходимости, по крайней мере, один раз в год. Хорошо пересматривать бюджет в середине года. Таким образом, Вы можете оценить фактические результаты и более точно скорректировать бюджет в соответствии с потребностями бизнеса.

Стоит пересмотреть свой бюджет, если, например:

• существуют значительные расхождения между планами и фактическими результатами;
• Ваш бюджет имеет небольшие отклонения, но Вы ожидаете, что эти расхождения сохранятся;
• бизнес должен тратить деньги на большие не предусмотренные бюджетом расходы;
• у бизнеса проблемы с ежемесячными платежами, нехватка денег;
• доходы или расходы бизнеса значительно изменились.