Бухгалтерские первичные документы
Подтверждающий транзакцию документ
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете Финляндии от 30.12.1997 / 1336, каждая бухгалтерская запись должна основываться на документе, подтверждающем транзакцию, то есть некоем исходном документе, который содержит детали и ключевую информацию о финансовой транзакции. Подтверждающий документ является юридическим доказательством транзакции, где информационное наполнение играет ключевую роль. Этот документ должен быть правильно и четко заполнен. Например, в документе, подтверждающем представительские расходы, должно быть указано, для кого и почему они были предоставлены.
Документация должна быть разборчивой и читаемой, полной и постоянной, точной и недвусмысленной, с тем чтобы понимать, какой тип операции/транзакции задействован, и быть уверенным, что информация, содержащаяся в документе, может быть использована для целей бухгалтерского учета. Подтверждающие документы должны быть оригинальными с указанием имени и адреса эмитента / владельца документа. Документ можно преобразовать в другой формат для целей бухгалтерского учета, например, использовать копию бумажного счета-фактуры в формате PDF или фотографию кассового чека - все методы должны быть выполнены таким образом, чтобы их можно было включить в бухгалтерский учёт.
Документ может быть электронным или бумажным и может состоять из одной или нескольких частей. Бухгалтерские документы должны быть пронумерованы таким образом, чтобы документ, подтверждающий запись, можно было легко найти позже. Обычно документы нумеруются последовательно.
Первичные бухгалтерские документы или подтверждающие документы:
- квитанции;
- счета-фактуры; файлы или копии счетов, отправленных компанией;
- кредитовые ноты или кредитовые авизо;
- кассовые ленты;
- онлайн или электронные счета, принятые компанией;
- оригиналы бумажных или отсканированных счетов-фактур на покупку;
- документы, относящиеся к поставке товаров: транспортная накладная (путевой лист) или товарная накладная; отгрузочные ведомости;
- платежные ведомости;
- квитанции о банковских переводах; банковские выписки и другие документы, связанные с ними;
- контракты.
В случае, когда компании необходимо снять наличные со своего банковского счета, бухгалтер всегда должен иметь доказательства того, для какой цели были сняты и с какой целью использовались деньги. В частности, когда компания пользуется услугами аутсорсинга и делегирует вопросы бухгалтерского учета бухгалтерской фирме (tilitoimisto), обоснованно приложить к важным подтверждающим документам транзакции одобрение от самой компании.
Квитанции обычно печатаются на термобумаге, используя технику термопечати. Тексты на квитанциях на термобумаге со временем исчезают, поэтому они не подходят для бухгалтерии. Ксерокопия, фотография или несмываемая копия такой квитанции должны быть добавлены в бухгалтерию. Когда копии сделаны, Вы можете присоединить оригинал чека к его копии и сохранить их таким образом.
Taloushallintoliitto
(на финском)
Упрощенная запись счета
Упрощенная запись счета возможна, если сумма счета не превышает 400 EUR (Налогооблагаемая сумма). Требования к выставлению счета по НДС на сайте Финской Налоговой Администрации , и в Законе о налоге на добавленную стоимость / VALUE ADDED TAX ACT / Arvonlisäverolaki 30.12.1993 / 1501 (на финском) ;(на английском), Глава 22, Раздел 209. Данные, которые должны быть в упрощенном счете, следующие:
- дата счета
- имя продавца и его бизнес-идентификационный номер (БИН, Business Identity Code или Y-tunnus)
- количество проданных товаров и их характер, а также характер услуг
- сумма налога, подлежащая уплате в соответствии с налоговыми ставками или основание налогообложения в соответствии с налоговыми ставками
Упрощенные требования к содержанию также применяются к счетам или квитанциям, которые выдают розничные продавцы или другие связанные с ними виды продаж исключительно для частных лиц. В этом случае общая сумма счета не имеет значения и, следовательно, может превышать 400 евро (налогооблагаемая сумма). Например, киоск, сапожная мастерская, парикмахерская или похоронное бюро могут выступать в качестве розничного магазина.
Упрощенный ввод счета-фактуры также является достаточным и подходит для услуг общественного питания и оплаты пассажирских перевозок, за исключением случаев, когда предоставляется услуга для дальнейшей продажи.
Кроме того, в документах, напечатанных парковочными счетчиками и другим подобным оборудованием, достаточно упрощенного счета. В упрощенном виде счета можно указывать цены с НДС, если указана сумма налога к оплате. В этом случае, цены без НДС декларировать не требуется.
У каждой учетной записи / счета есть имя или заголовок, который определяется типом транзакции, поэтому события, записанные на счет, совпадают с его содержимым. В связи с изменением списка счетов / плана счетов или по другой особой причине, содержимое учетной записи /счёта также может быть изменено.
Приложение к документу
Если данные в годовой финансовой отчетности неочевидны, необходимо составить дополнительный документ, чтобы уточнить её содержание.
Меморандум или памятный документ / записка (Muistiotosite)
Памятный документ (записка, заметка) - это неофициальный письменный документ, не относящийся к платежу и касается различных изменений, исправлений ошибок или переносов из одного периода времени в другой. Из документа должно быть ясно, в соответствии с какими предположениями / допущениями и правилами расчета были получены числа. Этот документ должен быть должным образом заверен, то есть должно быть очевидно, кто сделал данный документ. Если меморандум / памятный документ затрагивает какой-то важный или исключительный случай, также хорошо показать, кто одобрил этот документ.
Taloushallintoliitto (на финском)
Цифровые документы (не бумажные документы)
Как правило, цифровым документом является, например, электронная выписка с банковского счета, загруженная из онлайн-банкинга, данные счетов-фактур продаж из программного обеспечения для выставления счетов клиентам, или электронные счета-фактуры (е - счета или э - счета), отсканированные счета-фактуры на покупку, кассовый чек при оплате наличными деньгами или банковской картой.
Цель состоит в том, чтобы архив документов содержал полную информацию о данных по банковским выпискам, отправленным или полученным счетам, чтобы все бизнес-операции можно было просматривать на экране компьютера так же, как из папки с бумажными счетами.
Проверка содержания документов
Только бухгалтерские документы, относящиеся к бизнес-процессам и деловым операциям компании, могут быть включены в её бухгалтерский учет. Расходы или доходы владельца бизнеса или его семьи не могут быть частью бухгалтерского учета компании.
Выписка из банка / банковская выписка
Банковская выписка компании является бухгалтерским материалом. Выписка по счету показывает платежные операции или транзакции компании. Информация о транзакции может использоваться для записи долга как оплаченного или дохода как полученного. Но если Вы хотите записать расходы и доходы компании с помощью банковской выписки, она должна сопровождаться оригиналом счета-фактуры на покупку, копией счета-фактуры по продаже или другим документом, прежде чем выписка по счету может быть использована в качестве подтверждающего документа расходов и доходов согласно записи на основе оплаты (учёт по кассовому методу).
Информация из выписки со счета показывает движение денежных средств (денежный поток), но не Какие, Кому и Когда товары или услуги были проданы или Что, Когда и у Кого было куплено. Конечно, банковские комиссионные платежи, погашение кредита и документальные данные о выплате процентов будут содержаться в банковской выписке.
Записи документов в особых случаях
Следующие пункты должны быть упомянуты в документе:
- продажи с 0% ставкой НДС или товары с нулевой ставкой
- reverse tax liability / reverse charge / процедурa обратного начисления или перевернутого начисления налога на добавленную стоимость /käännetty verovelvollisuus. Это означает, что покупатель несет ответственность по НДС, а продавец должен выставить покупателю счет без НДС
- информация о новых средствах транспорта / перевозки
- упоминание о подержанных товарах (б/у или second-hand), а также произведениях искусства, антиквариате и предметах коллекционирования или услуг туристических агентств в рамках процедуры маргинального налогообложения НДС
- упоминание о налогооблагаемой продаже инвестиционного золота
- новый измененный счет (= когда новый счет изменяет предыдущий счет) должен иметь ссылку на старый счет
Содержание документа
Основными данными в сопроводительных документах являются:
- дата (перевода/переноса, счета или дата платежа),
- что и кто продал или кому было продано,
- плательщик,
- получатель и
- основание платежа
Дата поставки товара или услуги должна быть указана в сопроводительном документе или в приложении к нему или иным образом.
Чтобы иметь право требовать вычет НДС по приобретенным товарам, Вы должны иметь соответствующий счет на покупку, оформленный в соответствии с определенными правилами. Вычет НДС по приобретенным товарам и/или услугам на сайте Налоговой администрации.
Обязательные данные в счете
Закон об НДС содержит перечень обязательной информации, которая должна быть указана в счете:
- дата выдачи / дата выставления счета
- текущий идентификатор / уникальный порядковый номер, идентифицирующий счет. Этот уникальный номер может помочь идентифицировать счет. Также важно, чтобы последовательность номеров счетов могла помочь быстро определить и найти отсутствующий счет. Номер счета-фактуры никогда не должен содержать повторов в том же году. Налогоплательщики могут использовать разные системы нумерации счетов. Идентификатор не должен быть просто числом.
- идентификационный номер продавца (Business ID, Y-tunnus)
- идентификационный номер покупателя (Business ID, Y-tunnus) при осуществлении сделки с процедурой обратного или перевернутого начисления налога на добавленную стоимость и при торговле внутри ЕС
- название или имя и адрес продавца и покупателя
- количество и характер товаров или тип и объем предоставляемых услуг
- дата поставки товара, выполнения услуги или дата предоплаты
- налоговое основание в соответствии с налоговыми ставками, цена (товара / услуги) за единицу без налога, кредит-нота, скидки (если не включены в цену за единицу)
- налоговая ставка / ставка НДС
- сумма НДС к уплате
- основание для освобождения от налога или его обратного начисления (reverse charge)
- информация о новых транспортных средствах / средствах перевозки
- упоминание о подержанных товарах (б/у или second-hand), а также произведениях искусства, антиквариате и предметах коллекционирования или услуг туристических агентств в рамках процедуры маргинального налогообложения НДС
- упоминание о налогооблагаемой продаже инвестиционного золота
- новый измененный счет (= когда новый счет изменяет предыдущий счет) должен иметь ссылку на старый счет
Налоговое управление считает, что даже когда покупатель составляет счета, они должны быть согласованы с системой нумерации счетов продавца. Это предполагает, что покупатель использует последовательность номеров счетов-фактур продавца. Альтернатива заключается в том, что продавец задает собственную последовательность счетов. В этом случае продавец может использовать последовательность покупателя или общую последовательность для всех покупателей.
Что касается адреса покупателя, следует, в частности, отметить, что недостаточно указать только электронный адрес для выставления счета (адрес электронного счета, адрес для выставления счета), но и адрес самого покупателя также необходим для выставления счета.
Taloushallintoliitto (на финском)
Все ли Ваши документы сохранены?
Важно проверить, что все платежные операции из банковской выписки, т. е. документы, подтверждающие покупки и продажи, были внесены в бухгалтерию.
Банковские выписки, а также документы, подтверждающие продажи, должны быть отражены в бухгалтерском учете без каких-либо пробелов и должны быть согласованными.
Систематизация документов. Как привести в порядок квитанции, товарные, кассовые чеки и другие финансовые документы бизнеса?
Нумерация электронных документов производится в соответствии с выбранной схемой / методом бухгалтерской программы. Этот метод также может быть алгоритмом, который идентифицирует нумерацию документов в установленном порядке. В любом случае идентификация документов должна быть систематической, четкой и логичной. Документация должна обрабатываться и храниться так, чтобы ее содержимое можно было легко просматривать, проверять и распечатывать в понятной и доступной форме, если это необходимо.
Бумажные документы должны быть расположены в хронологическом порядке в бухгалтерии. Расположение наиболее простое и понятное, когда документы сортируются по разным группам в соответствии с их типами, классами и т. д.. Документы нумеруются последовательно внутри групп. Группы документов различаются, например, по номеру типа или по нумерации различных групп с использованием разных тысячных или 10-тысячных серийных номеров (3001, 3002, 3003, ... 4001, 4002, 4003, ... 5001 5002, 5003, ...).
Необходимо использовать папки и другие различные средства сортировки для того, чтобы упорядочить бумажные документы для их записи и проверки. Желательно проконсультироваться с Вашим бухгалтером, чтобы найти наиболее подходящий метод. Организация непонятных стопок бумаг займет много времени и усилий. По этой причине лучше всегда содержать документацию в порядке или делать отсканированные изображения или фотографии, чтобы можно было быстро вести учетные записи / осуществлять бухгалтерские проводки. Необходимые данные можно легко найти, если документы правильно организованы, например, когда необходимо выполнить платежную транзакцию и взыскание задолженности.
